해외에서 매장을 운영하는 한국인 사장님
왓츠앱 단톡방 번역과 영수증 정리를 자동으로
영어와 광둥어가 오가는 WhatsApp 단톡방을 실시간으로 번역하고, 채팅에 묻히던 근무 일정, 매출 보고, 영수증을 Google Sheets와 Drive에 자동으로 정리했습니다.
개발 파트너가 실제로 구축한 프로젝트입니다. 고객사 보호를 위해 회사 이름은 밝히지 않고 업종으로 표기합니다.
- 인수 후 개발자 없이 운영된 기간
- 두 달 이상
- 인수 후 두 달 넘게 개발자 없이 운영되고 있다고 자료에 적혀 있음
- 역할별로 나눈 자동화 모듈
- 7개
- 하나의 큰 워크플로를 역할별 모듈 일곱 개로 분해했다고 자료에 적혀 있음
Before도입 전
- 사람번역기로 대화 읽기영어·광둥어
- 사람놓친 메시지 확인!운영 사고
- 사람근무표 옮겨 적기
- 사람영수증 사진 정리!채팅에 묻힘
- 직원과 거래처가 영어와 광둥어로 대화해, 사장님이 번역기를 오가며 따라 읽어야 했습니다.
- 근무 일정, 매출 보고, 영수증 사진이 채팅에 묻혀 사장님이 거슬러 올라가며 옮겨 적었습니다.
- 놓친 메시지가 매장 운영 사고로 이어지곤 했습니다.
After도입 후
- 시스템단톡방 메시지 수신
- 시스템방 역할에 따라 분기미등록 방은 무시
- 시스템AI 번역 답장은어 사전 반영
- 시스템일정·매출 시트 기록
- 시스템영수증 읽어 분류 저장중복 기록 방지
- 사람미분류 파일 확인애매한 것만
- 외국어 메시지가 올라오면 같은 방에 한국어 번역이 답장으로 달립니다.
- 근무 일정은 월별 시트로, 매출 보고는 손익 시트로, 영수증은 Drive 폴더와 정산 시트로 들어갑니다.
- 방마다 어떤 자동화를 켤지, 은어 사전, 새 달 시트 교체까지 사장님이 시트 편집으로 직접 처리합니다.
How it works이렇게 작동합니다
단톡방에 메시지가 올라오면 연결 프로그램이 받아, 방마다 정해 둔 역할(번역, 스케줄, 일일 정산, 인보이스, 질의응답)에 따라 처리합니다. 등록하지 않은 방에서는 아무 동작도 하지 않습니다. 공식 비즈니스 연결이 단체방을 지원하지 않아 웹 접속 방식을 썼고, 접속이 끊기거나 계정이 제한될 수 있는 위험은 미리 공유하고 자동 복구와 발송 안전장치로 관리했습니다.
번역 방에서는 AI가 언어를 자동으로 알아내 한국어 번역을 답장으로 달고, 매장 은어와 근무 약어는 별도 사전을 참고해 그 가게 말투를 살립니다. 직원이 자유 양식으로 올린 근무 일정은 월별 스케줄 시트로, 매출 보고는 손익 시트로 정리됩니다. 영수증과 인보이스 사진은 AI가 금액과 통화를 읽어 Drive의 월별 폴더에 보관하고 정산 시트에 한 줄로 적으며, 같은 사진이 두 번 와도 한 번만 기록합니다.
방 역할, 은어 사전, 월별 시트 연결 같은 설정은 모두 Google Sheets에 있고 시스템이 주기적으로 읽어 반영합니다. 사장님은 서버나 자동화 도구 화면 없이 시트만 고쳐 시스템을 운영하며, 분류가 애매한 파일만 미분류 폴더에서 직접 확인합니다.
사장님이 개발자가 아니어서, 모든 설정을 이미 익숙한 구글 시트에 두었습니다. 기능보다 개발자 없이 굴러가는 상태를 목표로 삼았습니다.