광고·마케팅경영지원·정산문서 작성
광고대행 사업을 새로 시작한 마케팅 대행사
거래처별 광고비 보고서를 매달 자동 생성
거래처별 광고비 집계부터 월별 보고서 PDF 생성, 자료 업로드 알림까지 이미 쓰던 구글 워크스페이스 안에서 자동으로 돌아가게 했습니다.
개발 파트너가 실제로 구축한 프로젝트입니다. 고객사 보호를 위해 회사 이름은 밝히지 않고 업종으로 표기합니다.
Before도입 전
- 사람매체별 광고비 모으기매달 반복
- 사람집행액·잔액 계산!수기 계산
- 사람보고서 문서 작성
- 사람폴더 권한 손으로 설정!공유 실수 위험
- 거래처가 늘 때마다 자료 보관, 공유 권한, 보고서 작성 일이 그만큼 늘어났습니다.
- 구글, 네이버, 유튜브 등 매체별 광고비를 매달 모아 집행액과 잔액을 손으로 계산했습니다.
- 한 폴더에 거래처용 자료와 본사 내부 자료가 섞이면 다른 곳에 잘못 보일 위험이 있었습니다.
After도입 후
- 사람거래처가 시트 입력수기 칸만
- 시스템수식으로 자동 집계집계 칸 보호
- 시스템보고서 문서 조립
- 시스템PDF로 거래처 폴더 저장매달 자동
- 사람담당자 보고서 확인
- 시트 수식이 매체별, 월별 광고비와 잔액을 바로 계산하고, 매달 보고서 PDF가 자동으로 만들어집니다.
- 보고서는 거래처별 Google Drive 폴더에 저장되어 담당자가 바로 확인합니다.
- 거래처용과 본사용 폴더가 처음부터 나뉘어, 새 거래처는 틀을 복제하고 권한만 주면 됩니다.
How it works이렇게 작동합니다
거래처는 정해진 시트의 입력 칸에 매체별 광고비를 적습니다. 입력 칸과 자동 계산 칸은 색으로 나뉘고, 계산 칸은 잠겨 있어 실수로 지워지지 않습니다. 시트 수식이 매체별, 월별 광고비를 모으고 소진액과 충전액으로 집행 금액과 잔액을 계산합니다.
매달 정해진 때가 되면 스크립트가 대상 월과 매체별 집계값을 읽어 정해진 틀에 맞춰 보고서를 만들고 PDF로 바꿉니다. 완성된 PDF는 거래처별 Google Drive 폴더에 저장되어 담당자가 확인할 수 있습니다. 사람이 매번 실행할 필요가 없습니다.
드라이브는 본사 전용 영역과 거래처별 영역으로 나뉘고, 거래처 영역 안에서도 공유용과 본사 내부용 폴더가 따로 있습니다. 거래처 폴더에 새 파일이 올라오거나 일정 시트가 바뀌면 관련자에게 이메일이나 문자로 알림이 가고, 매일 오전에는 다음 날 일정을 알려 줍니다.
개발자가 아니라 운영자가 직접 굴릴 수 있게, 새 서버 없이 이미 쓰던 구글 워크스페이스 안에서 모든 일이 돌도록 만들었습니다. AI 글쓰기가 아니라 집계와 문서 조립을 정확히 자동화하는 데 집중했습니다.